Paczka pocztowa

  • 0

Paczka pocztowa

Przesyłki listowe, przesyłki na nośniku CD/DVD, paczki i wiele innych form przesyłek dostarczane są do odbiorców za pośrednictwem poczty i firm kurierskich. Wiele kancelarii/sekretariatów korzysta z usług tychże firm. Ogólnie zostały przyjęte pewne normy których powinniśmy przestrzegać.

Pismo przeznaczone do wysyłki powinno być przygotowane od strony merytorycznej przez poszczególne komórki organizacyjne (pracowników poszczególnych działów). Takie pismo powinno być przekazane (za pokwitowaniem, jeżeli pracujemy w systemie kancelaryjnym dziennikowym) do kancelarii/sekretariatu, który wysyłką poczty się zajmuje.

Przed wysłaniem pracownik kancelarii/sekretariatu powinien sprawdzić czy pismo:

  • jest podpisane,
  • zawiera datę i miejsce sporządzenia,
  • posiada niezbędne oznakowanie (zgodne z instrukcją kancelaryjną),
  • zawiera stosowne załączniki.

Kiedy pismo jest już sprawdzone, wówczas rejestruje się je we właściwym rejestrze – dzienniku korespondencyjnym, po prawej stronie w systemie jednodziennikowym lub w oddzielnym dzienniku przeznaczonym do korespondencji wychodzącej – w systemie dwu- lub wielodziennikowym.
Następnie należy zaadresować kopertę. Można to zrobić ręcznie, bezpośrednio na kopercie lub wykorzystać do tego celu etykiety adresowe (nadruk adresu na etykietach samoprzylepnych). Nazwę i adres odbiorcy wpisujemy w dolnej części prawej strony koperty.

Adres odbiorcy powinien zawierać:

 

  • imię i nazwisko odbiorcy, ewentualnie stanowisko,
  • pełną nazwę firmy/instytucji,
  • nazwę ulicy z numerem nieruchomości/lokalu,
  • kod pocztowy i nazwę miejscowości,
  • nazwę kraju (jeżeli przesyłka jest kierowana za granicę).

Kody pocztowe możemy znaleźć na stronie internetowej Poczty Polskiej lub sprawdzić w urzędzie pocztowym w książce kodów.

Nazwę i adres nadawcy (czyli naszej firmy) wpisujemy na górze po lewej stronie, możemy tam również przystawić pieczęć firmową. Najlepiej jednak wygląda koperta z gotowym nadrukiem logo i adresem nadawcy. Można to zrobić samemu (ustawiając odpowiednie parametry w opcjach drukowania) lub zamówić koperty z nadrukiem w drukarni.

Listy zwykłe odnotowujemy w kontrolce, która pozwala na ewidencję wydatków na przesyłki. W książce nadawczej (wymagana przez Pocztę Polską przy licznej korespondencji – kupuje się ją na poczcie) wpisuje się ilość sztuk i wartość przesyłek.

Jeżeli list powinien być wysłany za potwierdzeniem odbioru, wówczas wypełniamy odpowiedni druk (możemy go wziąć z urzędu pocztowego) i przyklejamy do koperty. Kiedy przesyłka zostanie adresatowi dostarczona, wówczas potwierdzi on ten fakt swoim podpisem, a my to potwierdzenie otrzymamy od poczty. Takie potwierdzenia należy zbierać i archiwizować.

Na każdej kopercie naklejamy znaczki o odpowiedniej wartości bądź przystawiamy pieczątkę z napisem „Opłata pobrana, umowa nr….. z CUP OR miejscowość dnia….. Nadano w PP CUP miejscowość (L101)”.

Jak zapakować przesyłkę?
Listy nie powinny być zaklejane taśmą, spinane zszywkami lub spinaczami, należy zakleić kopertę.

Paczki niestandardowe transport, poczta, polska, przesyłka


Leave a Reply

WordPress SEO fine-tune by Meta SEO Pack from Poradnik Webmastera